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水务局关于水利档案规范化管理工作的自查报告

根据《xx市水务局关于开展水利档案工作检查的通知》(x市水务〔20xx〕86号)文件要求,我局对本单位的档案管理进行了逐一自查,现将自查结果报告于后。

    一、机构与组织管理情况

    我局高度重视机关档案管理工作,将机关档案管理工作纳入了工作议事日程,真正做到了认识到位,组织到位,措施到位。年初,就成立了以局长为组长的水利档案管理工作领导小组,并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及相关人员的岗位标准和职责中。同时,把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入了年度目标,与机关其它工作同部署、同组织、同考核。配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员,建立档案管理工作网络,形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。

    二、基础设施配备情况

    基础扎实是工作取得成绩的根本保证,档案管理工作也不例外。近年来,我局坚持高点投入,一步到位的要求,在档案硬件设施上相继投入资金10万余元,本着“缺什么,补什么”的原则,优先安排使用资金,使有限的经费用在刀刃上,着力加强档案管理基础建设。一是及时开展档案整理归档工作。我局按照省一级档案管理要求,对局机关上年的各门档案进行全面的整理、分类、编码、录入、归档,做到了记录清楚,摆放整齐、管理有序。二是大力改善档案工作硬件设施,确保档案的安全完整。在局机关办公用房十分紧张的情况下,仍专门安排了2间约90平方米的综合档案室和档案查阅室,做到了档案室、查阅室、管理档案人员办公室三分开,并更新了档案室部分设备,配置了空调,除湿机,干粉灭火器,干湿温度计、防盗窗、遮光窗帘等设施设备,使档案室达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠“八防”要求,优化了综合档案室的环境,使我局综合档案室硬件设施迈上了新台阶。三是加快档案工作现代化步伐。我局配置了计算机、激光扫描打印复印一体机等现代化工作设备,配套了档案管理专用软件,使科技、文书档案基础信息实行了计算机存贮,方便查阅、高效利用。

    三、档案业务建设情况

    为使档案工作更加规范化,我局严格按照《中华人民共和国档案法》、《xx省档案工作规范化管理办法》、《归档文件整理规则》等要求,实现了计算机管理档案,并全部进行了著录。同时,根据本单位档案工作实际情况,进一步完善了各项业务规章制度,如《xx区水务局档案安全、保密工作制度》、《xx区水务局归档文件整理制度》、《xx区水务局电子文件归档制度》、《xx区水务局档案管理制度》、《xx区水务局档案人员岗位责任制度》、《xx区水务局档案资料借阅制度》、《xx区水务局档案鉴定销毁制度》、《重大活动档案收集制度》、《航测图保密管理使用制度》等,使我局档案工作步入正规化、制度化。档案按全宗进行分类、排列,符合《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》的要求,归档文件的质量符合有关规定要求、档案门类齐全,结构合理,建立了各类档案统计台帐,数据准确,帐实相符,定期对档案进行了检查,室存档案无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀及鼠咬现象。

    四、档案资源开发利用情况

    为了安全充分发挥档案的潜在作用,方便利用,更好地为水务工作服务,一是严格查阅程序。查阅档案资料,必须(外单位持单位介绍信),填写审批表,经档案负责人、分管领导、主要领导逐级签字同意后方可查阅。确保档案资料安全,保密。二是利用电脑专用软件编制了案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等档案检索工具索引,档案查找效率得到极大提高;三是将收集到的档案信息重新组合,进行深加工,编制成全宗指南、历年文件汇编、组织机构沿革、大事记等汇编资料,以确保利用档案的各种需要,使档案的潜在作用得到升华;四是建立各类档案统计台帐,如档案借阅登记薄、文书档案移交登记薄、档案数量统计台帐、档案收进、移出登记表等,做到台帐清晰规范。五是在认真编制档案检索体系的同时,我们充分发挥档案的服务功能,为编写《水利志》、《水务系统大事记》等提供了大量翔实的材料。

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